Карточка учета материалов форма М17 и ее описание. Карточка учета материальных ценностей Кто должен заполнять журнал м 17

⁰

В организациях различных сфер производственной деятельности бухучёт требует ведения учета товарно-материальных ценностей. В связи с этим компании вынуждены применять карточки учёта материалов. В данной статье расскажем о применении учётных карточек по форме М-17.

Обязанность по заполнению карточки М-17

Как уже было сказано ранее, предприятия вынуждены вести учёт ТМЦ, используя при этом такой документ, как карточка учёта материалов. До 2013 года ведение такого значимого для бухгалтерии документа было строго предусмотрено законодательством – применять для целей складского учета можно было только предусмотренные карточки по форме М-17. На сегодняшний день учетные карточки для ТМЦ могут быть разработаны своими силами. Однако, многие организации не спешат отказываться от традиционных карточек. Это обусловлено тем, что они достаточно удобные для учета и для их применения не требуется вновь придумывать колесо.

Ответственность за ведение карточек возлагается на материально-ответственных лиц, коими обычно являются заведующие складом. МОЛ должно вносить в неё записи каждый раз, когда поступает материал, а так же каждый раз при его потреблении.

Важно ! Возложить обязанность за ведение карточек М-17 можно и на кладовщиков или иных работников складка. Для этого заведующему складского хозяйство необходимо заручиться согласием главного бухгалтера.

Применение карточки учёта М-17 в организациях

Применение карточек учета М-17 необходимо в организациях, где большое количество материалов различающихся по наименованиям, артикулам, сортам, цветам, размерам и так далее. Это обусловлено тем, что применение таких карточек позволяет учитывать ТМЦ как раз по этим самым признакам.

Порядок ведения карточек по форме М-17

Жизненный цикл карточки учёта М-17 начинается с оформления таковой службой закупки и продолжается в течение года. В ней закупщик указывает следующие данные:

Наименование ТМЦ;
Склад-получатель;
Отличительные признаки ТМЦ (размер, артикул и т.п.);
Номенклатурный номер;
Единицу измерения.

Все карточки регистрируются в специализированном реестре ответственным работником бухгалтерии. При этом он проставляет свою подпись на каждой из них. Далее все зарегистрированные и подписанные карточки М-17 выдаются заведующему складским хозяйством, который в свою очередь вносит в них информацию о том, где хранится ТМЦ.

Важно ! При этом каждая новая карточка заводится только в случае, если номенклатурный номер разный с уже существующими карточками.

Как было сказано ранее, во время поступление или убытия товарно-материальных ценностей ответственное лицо обязано делать записи в учётных карточках. По окончании каждого месяца проставляются итоги по операциям поступления и отгрузок, так же выводится остаток ТМЦ на складе. Тогда, когда карточка заполняется полностью, заводятся последующие листы (второй, третий и далее). Их так же заверяет главбух при очередной проверке. Все они должны быть пронумерованы и скреплены для удобства их использования и хранения.

В конце года в карточках указывают остаток ТМЦ на первый день нового года – 1 января, после чего заводят новую карточку и переносят эту цифру туда. По прошествии года карточки собирают, закрывают, подшивают в папку и сдают на хранение в архив.

Бланк и образец заполнения карточки учёта М-17

При ведении карточек М-17 в учётных системах, у сотрудников закупочной службы не возникает трудностей с их поиском, поскольку распечатать из можно прямо из системы. Люди же ведущие учёт по-старинке постоянно сталкиваются с необходимостью поиска бланка в интернете или покупкой его в специализированных магазинах. Именно поэтому мы разместили ссылку здесь, по которой можно сказать бланк учётной карточка учета по форме М-17 .

Правила заполнения карточки учёта

Работники склада должны помнить о необходимости соблюдения правил ведения учетных карточек М-17.

Таким образом, следует учитывать, что оформление карточек может осуществляться как вручную, так и с помощью оргтехники. При этом в учётных карточках должна присутствовать живая подпись материально-ответственного лица, отвечающего за сохранность ТМЦ. При ручном оформлении следует всегда пользоваться шариковой ручкой.

Если необходимо отпустить товар со склада в производство или на другие нужды, то в карточке делается запись о том, что товар отпущен с указанием даты отпуска и реквизитов получателей. На основании этого документа получателю могут выписывать лимитно-заборную ведомость, которая у него и остаётся. Так же допустимый лимит может быть указанная самой карточке. В этих случаях другие документы, подтверждающие движение не оформляются, а получатель проставляет подпись под операцией в карточке.

Записи в учётную карточку N М-17 вносятся на основании следующих документов:

Приходных ордеров;
Требований-накладных;
Накладных Торг-12;
ТТН и т.д.

При внесении записи об операции указываются следующие данные:

Дата проведения оприходования и отгрузки со склада;
Документ-основание для выполнения операции (реквизиты);
Описание операции в краткой форме.

Оформленные вручную записи не должны содержать помарок. Исправления так же лучше не делать. Однако, если это произошло, то следует аккуратно перечеркнуть неверную информацию и написать вверху верные данные, заверив исправления подписью.

Срок хранения карточек учета М-17

Если говорить о том, сколько требуется хранить карточку учета ТМЦ по форме М-18, то однозначного ответа на этот вопрос нет. Все зависит от нормативных актов, принятых в организации. Тем не менее следует сказать, что в складском хозяйстве карточка заводится, как правило в начале года и используется в течение одного календарного года, собственно в этот период она там хранится. После того, как срок ее действия истёк, ее подшивают в папку с остальными карточками. Затем эту папку передают в архив. Срок хранения бухгалтерских документов в архиве не должен быть меньше 5 лет.

Для учета движения материальных ценностей в организации по каждому их наименованию, сорту, виду и размеру применяются учетные формы, которые могут быть унифицированными, или разработанными самостоятельно. Одна из таких форм - карточка учета материалов (по форме М-17).

Общие сведения о карточке учета материалов

Форма документа утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а. На каждый номенклатурный номер составляют отдельную карточку, за ее ведение отвечает материально ответственное лицо . Записи в карточку вносят на основании первичных документов.

С 2013 года ведение данной формы не является обязательным. Организациям предоставлено право разрабатывать собственные бланки, которые обязательно должны содержать утвержденный законодательством перечень реквизитов.

Форма М-17 «Карточка учета материалов» также используется для отпуска материалов на производство со склада, в котором они хранятся. В документ вносят соответствующую запись о движении, заверяя подписью ответственного лица.

Как заполнить карточку М-17?

В верхней части документа указывают название организации и структурное подразделение. Ниже расположена таблица, состоящая из 16 столбцов:

в 1-м столбце указывают подробные сведения о структурном подразделении, в котором хранятся ТМЦ;
во 2-м – вид деятельности, которую осуществляет подразделение;
в 3-м – номер склада;
в 4-м и 5-м – конкретное место хранения материала;
в следующих столбцах указывают марку, сорт, профиль и размер ТМЦ соответственно;
далее надо указать номенклатурный номер товара, единицу измерения, цену, норму запаса, срок годности и полное название поставщика.

Если какие-либо сведения отсутствуют – можно поставить прочерк. После таблицы расположено поле «Наименование материала». Здесь прописывают полное название ТМЦ.

наименование драгоценного металла (камня);
номенклатурный номер;
единицу измерения;
количество (или массу);
номер паспорта.

В третью таблицу заносят информацию о движении материалов:

в столбце «Дата записи» прописывают даты, когда осуществлялось перемещение ТМЦ;
в столбце «Номер документа» указывают номер первичного документа, ставшего основанием для проведения операции;
в столбце «Номер по порядку» указывают порядковый номер записи;
в столбце «От кого получено или кому отпущено» прописывают название организации или структурного подразделения;
в следующем столбце указывают учетную единицу выпуска продукции;
в столбцах «Приход», «Расход» и «Остаток» прописывают какое количество ТМЦ было получено, выдано и имеется в остатке после завершения каждой операции;
в последнем столбце ставят подпись ответственного лица и дату проведения операции.

В последней части карточки указывают должность материально ответственного сотрудника, его ФИО и дату заполнения документа (образец заполнения карточки смотрите ).

Особенности заполнения карточки

К карточке надо приложить все необходимые накладные.
Заполнять документ можно как от руки, так и на компьютере.
Ставить печать ни карточке нет необходимости, так как она относится к внутреннему документообороту предприятия.
В бланке документа недопустимы помарки и неточности. Если была допущена ошибка – лучше оформить новый бланк. Также можно аккуратно зачеркнуть недостоверные сведения и сверху написать правильные, заверив исправление подписью ответственного лица.
Делать записи карандашом нельзя, только ручкой.
Карточки заводят на 1 год. В конце календарного года остатки из старых карточек переносят в новые (по состоянию на 1 января). После завершения отчетного периода заполненные карточки передаются в бухгалтерию, а затем в архив организации. Срок хранения – не менее 5 лет.

Карточка учета материальных ценностей в бюджете

Карточка учета материальных ценностей (ОКУД 0504043), применяемая в бюджетном секторе, утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н. Она предназначена для учета ТМЦ, имеющихся на складе. Форма содержит сведения о типе и местонаходжении ТМЦ, их цене, поставщике.

Данная форма используется в государственных учреждениях, имеющих небольшой объем материальных ценностей. Документ может состоять из нескольких листов, так как на каждый отдельный актив необходимо отводить отдельный лист. Записи в документ вносит сотрудник, ответственный за хранение ценностей. Карточку следует заверить индивидуальной подписью ответственного лица с расшифровкой. Скачать бланк карточки можно ниже.

Инвентарные карточки ОС

Инвентарные карточки основных средств - это учетные регистры типовой формы ОС-6, предназначенные для пообъектного учета основных средств. Они заполняются на каждый объект в момент его поступления и оформления акта сдачи в эксплуатацию. Номер инвентарной карточки основных средств присваивается в соответствии с нумерацией складской картотеки.

О заполнении инвентарных карточек по ОС, мы подробно рассказывали .

Непрерывно должна вестись опись инвентарных карточек по учету основных средств. Ее составляют с целью регистрации открываемых карточек и контроля за их сохранностью. Опись составляется в бухгалтерии в одном экземпляре. Когда в описи ставят отметку о списании объектов по последней инвентарной карточке – ее сдают в архив.

Карточки учета материальных ценностей - это специальные формы учетной документации, предназначенные для отражения информации о движении товарно-материальных ценностей в организации. Бланк можно разработать самостоятельно или работать по унифицированным формам. Разберемся, как правильно составить учетную документацию.

Какие бланки использовать в работе

Актуальный бланк: карточка складского учета М-17

Принципы заполнения

Составлением карточек учета должен заниматься работник, которому вменена такая обязанность Обязанности следует прописать в должностных инструкциях. Должностная инструкция не должна быть формальным документом, спрятанным глубоко в архивах: работник обязательно должен прочитать документ и поставить подпись, подтверждающую, что он согласен с формулировками.

Заполняйте учетную документацию, руководствуясь следующими требованиями:

Бланки можно заполнять от руки или на компьютере. Допустимо использовать специализированные программы для ведения бухгалтерского учета.
Печать организации на карточке не обязательна — она относится к внутренней документации.
При обнаружении ошибок в форме вносятся исправления по общим правилам. Неверную запись зачеркивают тонкой линией. Рядом вписываются верные сведения. Запись заверяется подписью ответственного лица.
Карточка составляется на один год. По окончании периода заполняется новый бланк.

Документы прошлых лет подлежат сдаче в архив на ответственное хранение. Срок хранения карточек учета — не менее 5 лет.

Пошаговая инструкция по заполнению

Разберемся, как заполнить карточку учета материалов. Пошаговая инструкция для бланка М-17 состоит из 5 шагов.

Шаг 1. Прописываем номер и дату составления документа.

Шаг 2. Указываем наименование организации, вписываем структурное подразделение.

Шаг 3. Заполняем табличную часть:

столбец № 1 — структурное подразделение;
столбец № 2 — вид экономической деятельности подразделения;
столбец № 3 — номер склада;
столбец № 4 и № 5 — конкретизирует место хранения материала.

Затем указываем характеристику объекта учета. Прописываем марку, сорт, профиль, размер и иные данные о ТМЦ. Вписываем номенклатурный номер, единицу измерения, стоимость, цену, норматив запасов, срок годности и полное наименование поставщика. При отсутствии сведений ставим прочерк.

Шаг 4. Следующая таблица М-17 — сведения о наличии драгоценных металлов или камней в учетном активе. Заполните соответствующие позиции таблицы при наличии соответствующей информации. Данные вносите согласно паспорту материального актива.

Шаг 5. Третья таблица отражает информацию о движении ТМЦ внутри организации. Заполняем сведения по столбцам:

«Дата записи» — вписываем дату фактического перемещения товарно-материального актива;
«Номер документа» — указываем номер первичного документа, на основании которого осуществляется движение ТМЦ;
«Номер по порядку» — регистрируем порядковый номер операции;
«От кого получено или кому отпущено» — вносим наименование организации или структурного подразделения предприятия;
далее вписываем единицу выпуска ТМЦ;
в столбцах «Приход», «Расход» и «Остаток» расписываем количество ТМЦ, которое было получено, передано или имеется в остатке на хранении. Записи фиксируются после каждой операции.

Последний столбец предназначен для подписи ответственного работника. Обязательно укажите дату проведения операции.

Заполненные карточки складского учета (образец М-17) подписывает материально-ответственное лицо. Вписывается его должность, Ф.И.О., дата подписания.

Карточка учета материалов М-17, образец заполнения

Исключения для бюджетников

Учреждения бюджетной сферы работают по иным правилам и нормативам. Государственные и муниципальные организации обязаны применять первичные учетные документы, утвержденные Приказом № 52н.

Карточки складского учета (бланк для бюджетников) имеют код по ОКУД 0504043. Применяются для отражения информации о товарах и материальных ценностях, хранящихся на складах учреждения. Форма предусматривает раскрытие сведений о типе ТМЦ, их месте нахождения (структурное подразделение), их учетной стоимости, поставщике и прочей детализации.

Первичный документ обязан заполнять ответственный сотрудник. Например бухгалтер, ответственный за учет ТМЦ в учреждении. Бланк удобно использовать при небольших объемах ценностей на хранении, так как для каждого актива придется завести отдельный лист карточки ТМЦ (карточка учета материальных ценностей).

В отношении каждого отдельного вида материалов на складе ведется карточка учета типовой формы М-17. В данном бланке отражается приход и расход указанного наименования. Записи в складскую карточку выполняются работником склада на основании приходных и расходных документов.

Сведения о приходных операциях вносятся на основании приходного ордера М-4, о расходных операциях — на основании лимитно-заборной карты М-8, накладной М-15 или требования М-11.

Бланки и образец заполнения указанных форм можно скачать по ссылкам ниже.

Складская карточка учета материалов форма М-17 заполняется в одном экземпляре, ежемесячно передается в бухгалтерию.

В качестве примера ниже приведен образец заполнения карточки учета материалов по форме М-17. Ссылка на бесплатное скачивание находится внизу бланка.

Образец заполнения

Форма М-17 заполняется материально-ответственным лицом с обеих сторон. На лицевой стороне бланка карточки следует указать наименование материалов. В отношении каждого отдельного наименования, марки ценностей следует заполнять отдельную карточку. Вверху бланка следует указать, кто является владельцем указанного наименования, место, где ценности хранятся (название организации, структурного подразделения).

На лицевой стороне отражается общая информацию о материале:

наименование,
место хранения;
основные характеристики (марка, сорт, профиль, размер, номер по складской картотеке);
единица измерения указывается кодом и наименованием (берется из ОКЕИ);
цена за единицу;
норма запаса, если устанавливается — лимит, который должен всегда оставаться на складе;
срок годности, если имеется;
наименование организации поставщика;
содержание драгоценных металлов, если есть.

После того, как основные сведения в карточке учета М-17 заполнены, в нее вносятся сведения о поступлении и списании данного наименование из места хранения. Каждая запись делается на основании соответствующего документа (приходного или расходного). Для каждого движения следует указать дату совершения операции, порядковые номер документа, наименование лица, от которого получены материалы, или кому отпущены (это может быть другое подразделение организации или другая организация).

При поступлении материалов делается отметка в графе «приход», при списании — в графе «расход». По итогам совершения приходной или расходной операции выводится остаток на складе. Ответственное лицо, которое внесло запись о приходе или расходе материальных ценностей, ставит свою подпись в последней графе таблицы.

Карточка складского учета материалов - это специализированный формуляр, который отражает операции по движению материальных ценностей внутри учреждения. Организации вправе работать по унифицированным бланкам либо разработать собственные. Разберемся в статье, как правильно заполнить формы карточек.

Назначение документа

Материалы, товары и сырье — неотъемлемая часть деятельности любого хозяйствующего субъекта. В некоторых компаниях запасов совсем немного, несколько единиц хозинвентаря. В больших предприятиях количество видов материальных запасов может доходить до нескольких тысяч. Но независимо от объемов запасов, руководство должно обеспечить сохранность и целевое использование ценностей. В противном случае хищения и порчи имущества не избежать.

Для отражения операций по перемещению материалов предусмотрены специальные учетные формы. Это карточка складского учета товаров и прочих материальных ценностей. Бланк позволяет проследить движение конкретной номенклатуры от момента поставки до фактического использования.

В карточке складского учета материалов регистрируются не только сведения о поступлении, перемещении и выбытии активов. Формуляр детализирует информацию о качественных характеристиках ТМЦ, стоимостном и количественном выражении.

С каким бланком работать

Единый бланк складской карточки учета материалов отсутствует. С введением закона «О бухучете» № 402-ФЗ компании не обязаны применять унифицированные образцы. Формы, утвержденные Госкомстатом и Минфином, остаются только рекомендацией.

Организации вправе разработать собственные формы и документы, которые будут отвечать индивидуальной специфике деятельности. Например, в учреждениях здравоохранения нужно дополнить карточку складского учета информацией о категории и классе медицинских препаратов, требованиями к их хранению.

На практике большинство компаний продолжают работать по установленным формулярам. То есть используют унифицированную форму М-17 — карточку складского учета ТМЦ. Они удобны, универсальны, раскрывают всю необходимую информацию без лишней и ненужной детализации. Актуальный бланк утвержден Постановлением Госкомстата России № 71а. Вы можете скачать карточку складского учета материалов М-17.

Требования к бюджетникам

Государственные и муниципальные учреждения обязаны вести учет по особым правилам. Требования к организации бухучета закрепляет не только закон № 402-ФЗ, но и Инструкция № 157н. Помимо исключительных правил по ведению бухгалтерского учета, учреждения бюджетной сферы работают по унифицированным первичным документам. Бланки утверждены отдельным Приказом Минфина № 52н.

Карточка складского учета в бюджетном учреждении имеет несколько иную структуру. Но принцип заполнения практически не отличается от унифицированной формы М-17. Формуляр для бюджетников имеет ОКУД 0504043. Заполняется отдельно для каждого вида товарно-материальных ценностей на хранении. То есть на каждый актив, поступивший на склад, придется завести отдельный документ. Ведение карточек складского учета в бюджетном учреждении подойдет при небольшом объеме материальных запасов.

Бланк карточки складского учета для бюджетников

Оформление карточки складского учета

Принципиально важно, чтобы оформление складской документации было закреплено в обязанности конкретного работника. Назначить ответственного можно отдельным распоряжением руководства. Включите в должностные инструкции формулировки об ответственности за правильность оформления и сохранность складских формуляров.

При необходимости подготовьте специальную инструкцию или памятку по ведению документации на складе. Ознакомьте ответственного работника с положениями инструкции под подпись. Подчиненный не сможет уклониться от выполнения возложенных на него задач.

Заполнение карточки складского учета материалов осуществляйте с учетом рекомендаций:

Работать можно по самостоятельно разработанному шаблону либо скачать бланк карточки складского учета. Закрепите выбор формуляра в учетной политике компании.
Карточки складского учета ТМЦ можно оформить от руки либо при помощи компьютера. Распечатанные бумаги должны быть заверены подписями ответственных лиц и руководства.
Допускается ведение документации в электронном виде. Например, с использованием специализированных бухгалтерских или учетных программ. Электронные регистры требуют заверения цифровой подписью.
Печать организации на карточке ставить не обязательно. Форма не предусматривает этого реквизита при оформлении.
Применение корректирующих замазок, лент и прочих средств не допускается. Ошибочная запись зачеркивается, рядом вносятся исправления. Исправление заверяют подписью ответственного работника. Рядом ставится дата, Ф.И.О. и должность.
Формуляр заводится на один календарный год. По окончании периода следует завести новый документ.

Документацию прошлых лет передайте в архив учреждения. Срок ответственного хранения карточек — 5 лет с момента окончания отчетного периода. Либо пять календарных лет с момента проведения ревизии.

Инструкция по заполнению

Пошаговый алгоритм заполнения карточки складского учета материалов представляет собой всего пять этапов.

Шаг 1. Регистрируем дату и номер документа. Указываем реквизиты в хронологическом порядке. Учитываем показатели предшествующего документа, оформленного на складе.

Шаг 2. Фиксируем наименование организации, в которой заведен учетный регистр. При необходимости указываем структурное подразделение. Например, вписываем «Склад № 1» или «Склад продуктов питания».

Шаг 3. Приступаем к оформлению табличной части документа. Поэтапно вносим следующую информацию:

структурное подразделение — в столбце № 1;
вид экономической деятельности — в столбце № 2;
номер склада, в котором хранятся ТМЦ, — в столбце № 3;
конкретизируйте место хранения в отдельных столбцах табличной части документа под номерами 4 и 5.

Теперь необходимо детализировать сведения об имущественном объекте, поступившем на хранение. Пропишите качественные характеристики ТМЦ. Пропишите марку, профиль, сорт, размер, стоимость и цену. Данные следует брать из технического паспорта и прочей документации, которая поступает вместе с активами.

Шаг № 4. Отдельная таблица формы М-17 раскрывает сведения о наличии драгоценных камней и металлов в учетном объекте. Регистрируйте информацию в строгом соответствии с паспортной документацией к товарно-материальным ценностям. Не допускается приблизительное и неточное внесение сведений. При отсутствии информации проставьте в табличке прочерк. Либо напишите «Данные отсутствуют».